07 二月 2021

【遠距辦公:效率篇-重新定義通訊工具】

  工時變長、做的事情卻更少?重新定義通訊工具,讓團隊遠距辦公也能保持深度工作。遠距工作中,即時溝通工具為管理者帶來極大的便利性,卻讓創意團隊深受其擾。定義不同溝通工具的反饋時效、劃分兩類員工的工作時段,將提升團隊的工作效率。

  不論是在辦公室或居家辦公,總是難以避免會讓你分散注意力的東西。視訊會議或即時訊息如同向你詢問週末計劃的同事一般,讓你瞬間脫離工作狀態。

舉例,在一家公關和市場行銷機構,客戶管理團隊處理溝通和專案管理,公關和市場行銷團隊關注工作產品的創造,包括媒體發佈、網站和社群媒體計劃等。分心問題也會造成一些團隊的分歧。

當在新冠疫情之中,需轉向遠距工作 。實際上又沒有結構化的方法,若有時間,會議是能開就開。這種方法之於客戶團隊很方便,為客戶關係帶來優先的順序,卻同樣為公司的產品帶來挑戰。

當創意團隊需花時間去做一個主頁設計或內容計劃,他們需要進入「自我空間」—完全沉浸於某種活動的心流狀態。要進入自我空間並不像按下開關般簡單,他們需要做一些努力。這意味著,當一名客戶經理在日程表上排程會議或在Slack上提出問題時,經常會打亂他們的節奏,必須重頭開始這段心靈旅程。於是至少有五六名員工反應過這個問題:「 我的工作時數拉長,能做的事情卻更少了。 」

由管理者與創造者組成的團隊
團隊需要回顧一下是如何安排日程,且重新思考該如何有效地完成工作。首先要接受並適應現狀,就是彼此是一個團隊,由兩種不同的人組成。

嚴格來說,我們的團隊是由管理者和創造者所組成的。從Shane Parrish的Blog中借鑒了一段話,「一名小說家效率最高的工作時間是早上4點到早上10點,不受打斷,然後休息;而一名創業者最好全天能塞滿會議和電話。創業者是一名管理者(manager),小說家是一名創造者(maker)。」

管理者管理專案、與客戶溝通,需要和人打交道來完成他們的工作,客戶團隊就是由管理者組成;創造者思考、創造,他們需要不受打斷的時間來工作,公關和市場行銷團隊就是由創造者組成。

「 深度工作 」(deep work),是指一種心流的工作狀態,定義是「 在毫不分心、高度集中狀態下進行的專業活動,能將你的認知能力推向極限,並創造新的價值、提升你的技能,難以被複製 」。

不論何時,當創造者從深度工作中被拉出來,去做一些如回覆郵件、Slack訊息這類工作時,這樣互動的結果,以學者Sophie Leroy的話來說就是「 注意力殘留 」(attention residue)。注意力殘留會讓創造者在完成這些小任務之後,仍沉浸其中。

管理者和創造者之間的來回拉鋸浪費太多時間,這正是這家公司所經歷的,特別是在新冠疫情爆發之後。

遠距辦公讓注意力更加分散
研究一下工作的方法,試圖讓團隊減少分心、更加專注,因此很快認知到員工因遠距工作而做出的改變——越來越依賴Zoom和Slack,將是一把雙刃劍。事實上,它們會讓創造者難以進行深度工作。

我們發現像Slack和電子郵件這類非同步通訊工具被當作了同步通訊工具。團隊成員(管理者、創造者)都期待問題能得到即時回覆,讓這些非同步通訊工具變成即時溝通的預設模式,卻給創造者們製造了永恆的分心物,他們無法逃離,否則會被視為不積極。

另一方面,遠距工作帶來了更多的會議。Zoom的便利性讓組織會議變得簡單,卻少了一些紀律。比起去思考每個人到底需要知道、貢獻多少,或者是否真的需要在場,在Zoom上邀請數名團隊成員來討論客戶問題似乎更簡單。每次新增的會議,也意味著深度工作能做的更少,以及創造者們的注意力殘留。

新的角色,新的規則
一旦發現了這兩個問題,便開始處理它們。堅持雙管齊下:

1. 制定了新的溝通規則 :為每一個溝通工具定義了具體的角色。Slack和電子郵件,以及專案管理工具Teamwork僅用於非同步溝通。當天或晚一天在這些管道上反饋都是可以的;若管理者需要一或兩小時內的回覆,可以發簡訊;如果需要即時回覆,可以打電話,沒有例外。

2. 把辦公日分為管理者時間和創造者時間 :為了讓創造者能夠進入並保持自我空間的狀態,正式把工作日分為兩個部分——早上是創造者時間,下午是管理者時間。這就意味著,管理者只能在下午與創造者安排開會。幾個月之後,我們聽取了團隊的反饋,且決定稍微縮短上午的創造者時間,並在下午增加第二段、稍短的創造者時間,讓創造者們有150分鐘不受打擾的上午時段,以及90分鐘下午時段。

正因如此,團隊的壓力水準下降了,內部的混亂與衝突也減少了。最重要的是,我們的工作效率正在不斷提高。

參考來源:
來源一:
來源二: